Wie man Ordnung im E-Mail Postfach schafft
Der wesentliche Vorteil von E-Mails liegt darin, dass sie schnell sind und der Aufwand gering ist. Allerdings hat das auch zur Folge, dass sich der Empfänger beim Öffnen seines Posteingangs mit einer Flut an Nachrichten konfrontiert sieht. Da kommt man oft mit der Bearbeitung gar nicht hinterher und verliert den Überblick. Das muss aber nicht sein, denn mit der richtigen Organisation lässt sich das Chaos leicht beseitigen.
Zuallererst sollte man Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken abbestellen. Dadurch spart man schon einiges an Zeit.
Außerdem hilft es, klare Zeitpunkte festzulegen, in denen man seinen Posteingang abruft. Dadurch kann man sich besser auf die Korrespondenz konzentrieren und muss nicht seinen Tagesrhythmus von E-Mail bestimmen lassen. Sobald man eine E-Mail liest, ist es ratsam, sie auch gleich zu beantworten anstatt aufzuschieben.
Nach dem Bearbeiten sollten die Nachrichten dann sortiert werden. Dazu legt man am besten eine Ordnerstruktur an, mit der man den Posteingang aufräumen kann. So lassen sich gelesene E-Mails auch leichter wiederfinden.
In einigen Fällen sollte man auch lieber Gebrauch von anderen Kommunikationsformen machen. Manche Sachverhalte lassen sich leichter per Telefon oder in einem persönlichen Gespräch klären. So vermeidet man Ping-Pong-Mails, bei denen man nur unnötig auf die Reaktion des Gegenübers warten muss.
Von K. Mai